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Come programmare un Workflow

Un workflow consiste in una serie di azioni che vengono eseguite automaticamente sulla base di condizioni determinate in precedenza. I workflow possono essere usati per programmare attività interne allo studio, oppure attività di comunicazione e marketing.

Per creare e impostare un Workflow da Marketing => Workflows, clicca sul pulsante “+” (1) in alto a destra oppure sul “pulsante arancione +” (2).

creare un workflow

Inserisci il “Nome” (1) del Workflow e clicca su “Salva” (2).

inserire il nome del workflow

Criteri di Iscrizione al Workflow

Una volta creato il Workflow, dovrai impostare i Criteri di iscrizione al Workflow, cioè una serie criteri che determinano quali pazienti devono essere iscritti al workflow e saranno quindi oggetto delle azioni programmate. Cliccando sul pulsante “Criteri di Iscrizione”.

criteri di workflow

Nella pagina successiva clicca su “Aggiungi” sotto Criteri d’iscrizione e seleziona il tipo di criterio d’iscrizione che vuoi aggiungere compresa tra Paziente, Appuntamento, Piano, Prestazione.

criteri di iscrizioni al workflow

Impostare i criteri d’iscrizione

Per impostare i criteri d’iscrizione indicheremo un metodo che potrà essere usato per qualsiasi criterio di iscrizione al Workflow. Per semplificare, faremo riferimento ai criteri legati all’oggetto “Paziente”, tuttavia lo stesso metodo può essere utilizzato per tutti i criteri d’iscrizione.

Da “Criteri d’iscrizione”, clicca su “Paziente” per selezionare dei “Criteri per i pazienti”: Cognome, Nome, Città, Sesso, Età, SMS Attivati, Email, Creato il, Data primo Appuntamento, Data Ultimo Appuntamento.

criteri di iscrizione

Impostando ad esempio il criterio “Città”, confermando la condizione con “uguale” e scrivendo nello spazio sotto “Roma”, tutti i pazienti provenienti da Roma come verranno iscritti al Workflow. Clicca su “Salva” per aggiungere questo Criterio d’iscrizione al Workflow, oppure “Annulla” per cancellare i criteri impostati.

criteri di iscrizione uguale a

Metti la spunta a “Iscrivi pazienti già esistenti” (1) se vuoi che tutti i pazienti che hai già in anagrafica e che corrispondono al criterio (città = Roma) vengano iscritti al Workflow, poi clicca su “Salva” (2).

iscrivi pazienti già esistenti

Le combinazioni possibili di Criteri d’Iscrizione al Workflow sono moltissime, poiché oltre alla condizione “uguale”, è possibile impostare una condizione negativa (“non uguale”), oppure condizioni come “contiene o “non contiene”.

Ad esempio per selezionare tutti i pazienti nati nel 1988 tramite il criterio “Età”, basterà inserire 1988 ed impostare “uguale” per selezionare tutti i pazienti nati in quell’anno.

Imposta azioni da eseguire

Ora aggiungi le azioni che il Workflow deve eseguire in modo automatico sui pazienti che vengono iscritti in base ai criteri d’iscrizione impostati.

Per aggiungere una  azione clicca sul pulsante +” nella pagina del Workflow:

criteri di workflow

Adesso scegli l’azione da eseguire tra Metti in pausa, Invia email, Invia SMS, Aggiungi attività:

criteri di iscrizioni al workflow

Invio Email

Continuando con l’esempio precedente, sarà possibile inviare una email personalizzabile a tutti i pazienti iscritti al workflow, scegliendo l’azione Invia Email.

Per compilare l’email inserisci l’Oggetto (1), inserisci il testo della mail (2) e poi clicca su Salva.

invia mail workflow

Invio SMS

Come per le Email, è possibile impostare l’azione Invia SMS cliccando su Invia SMS. Successivamente inserisci il contenuto dell’SMS(1), clicca Salva (2).

invia sms workflow

Metti in pausa

È possibile mettere in pausa le azioni del workflow scegliendo l’azione Metti in pausa nella pagina principale: impostando il numero di giorni, di ore o di minuti (1). Per confermare i parametri clicca su Salva (2).

metti in pausa workflow

Ora la prossima azione verrà eseguita solo una volta trascorso il tempo che abbiamo impostato come pausa.

Aggiungi attività

È possibile programmare delle attività interne allo studio: seleziona “Richiamo”, “Pagamento”, “Incasso” o “Altro”, aggiungi una “Descrizione” e infine seleziona il “Responsabile” che deve ricevere un promemoria ed eseguire l’attività (1). Terminata l’impostazione clicca su “Salva”.

aggiungi attività

Leggi anche il tutorial sulle Attività con promemoria per approfondire.

Impostazioni del Workflow

Le “Impostazioni” del Workflow consistono in diverse opzioni che determinano il comportamento del Workflow. Per esempio puoi impostare in quali giorni devono essere eseguite le azioni e in quali orari, ad esempio se non vuoi che vengano inviati SMS di notte. Inoltre, puoi decidere se escludere un paziente inserito in questo Workflow da altri Workflow già attivi e viceversa.

Per inserire le impostazioni spunta le caselle (1) e clicca su “Salva” (2) per completare le impostazioni del Workflow.

impostazioni del workflow

Come utilizzare i Workflow pre-impostati

È possibile utilizzare dei modelli di Workflow pre-impostati per le comunicazioni più frequenti. Cliccando su “Aggiungi Workflow” appariranno i seguenti modelli:

workflow pre impostati

  1. Informativa su Prima visita
    Viene inviata automaticamente l’informativa tramite email a tutti i nuovi pazienti.
  2. Richiamo Visita di Controllo dopo 180 giorni
    Vengono programmate attività per riportare i pazienti in studio che non hanno appuntamenti programmati per il futuro e non vengono in studio da almeno 180 giorni.
  3. Aumento dell’accettazione dei preventivi
    Puoi inviare comunicazioni ai pazienti con preventivi in sospeso, oppure impostare attività di richiamo telefonico per la segreteria.
  4. Richiamo Post-Igiene dopo 180 giorni
    È possibile impostare dei richiami automatici per fissare un appuntamento per una prestazione di Igiene dopo 180 giorni.
  5. Visita di Controllo Post-Impianto dopo 90 giorni
    Invia dei richiami automatici per una visita di controllo a 90 giorni, per tutti i pazienti che hanno effettuato una prestazione di implantologia.
Updated on aprile 19, 2019

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