AlfaDocs è da sempre all’avanguardia nell'archiviazione dei documenti digitali e collabora con un partner per la conservazione delle fatture elettroniche: Archivium srl.
💡 Verranno conservate e sigillate a norma di legge, tutte le fatture in uscita emesse dallo studio.
Come avviene la conservazione e quali documenti riguarda?
Il sinonimo migliore per definire la conservazione dei documenti digitali è sicuramente sigillatura: in questo modo ci assicuriamo che non vengano più modificati o rimossi a partire da una certa data. AlfaDocs offre un servizio di conservazione automatica di tutte le fatture elettroniche a norma di legge appoggiandosi all’infrastruttura di Archivium srl, conservatore accreditato AGID.
Quando vengono conservati i documenti?
Le fatture elettroniche vengono conservate dopo 180 giorni dalla data della loro creazione. In questo modo si ha la possibilità di revisionare e modificare tali documenti per i primi 6 mesi di creazione.
⚠️ ATTENZIONE: Una volta conservate e sigillate, le fatture non possono più essere modificate né cancellate.
Cosa succede ai documenti una volta conservati?
Per legge tali fatture elettroniche devono essere conservate/sigillate entro 360 giorni dalla creazione.
La Conservazione Digitale a Norma è una procedura informatica regolamentata dalla legge italiana che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico, equiparandolo all’originale cartaceo.
ATTENZIONE: Solo l’utente amministratore dello studio potrà attivare la conservazione! Vedi come gestire utenti.
Per dare il proprio consenso e ricevere una copia del contratto, basta seguire i semplici passi sottostanti.
1. Azione richiesta sulla Dashboard
Al prossimo accesso su AlfaDocs, apparirà un avviso in giallo in cima alla pagina. Leggi attentamente e clicca sul tasto Continua.
2. Controllare i dati del proprio studio
Assicurarsi che tutti i dati di ogni sezione siano corretti. Per eventuali modifiche, basta cliccare sulla matita che appare in alto a destra di ogni sezione della pagina.
In ordine, si devono compilare i campi delle seguenti due sezioni:
- Dati dello studio: nome e indirizzo del proprio studio;
- Dati del responsabile: nome, cognome, domicilio fiscale del responsabile, indirizzo email e codice fiscale;
- NOTA BENE: nell’ultima sezione apparirà l’anteprima del contratto che potrai leggere interamente scrollando la pagina, ma senza dover compilare nessun campo.
3. Conferma di lettura e accettazione
Dopo aver controllato tutti i dati, in fondo alla pagina si trova il contratto che si sta per accettare.
4. Nuova archiviazione attivata
Una volta letto e accettato, la pagina si aggiornerà con il messaggio in verde, confermando l’avvenuta attivazione. Per cercare la copia del contratto e salvarne una copia, segui il percorso sul menù a sinistra Impostazioni → Studio → Conservazione.
5. Scaricare copia del contratto
Una volta entrati nella sezione dedicata in Impostazioni > Studio > Conservazione, apparirà la pagina dove si potrà scaricare il contratto e salvarlo sul proprio dispositivo. Basta cliccare su SCARICA CONTRATTO. Il file è in formato .zip, quindi deve essere a sua volta estratto per poterlo visionare interamente.
Si può stare tranquilli, perché AlfaDocs conserva le fatture per te in modo totalmente automatico!