Conservazione delle fatture elettroniche

AlfaDocs è da sempre all’avanguardia nell'archiviazione dei documenti digitali e collabora con un partner per la conservazione delle fatture elettroniche: Archivium srl.

Come avviene la conservazione e quali documenti riguarda?

Il sinonimo migliore per definire la conservazione dei documenti digitali è sicuramente sigillatura: in questo modo ci assicuriamo che non vengano più modificati o rimossi a partire da una certa data. AlfaDocs offre un servizio di conservazione automatica di tutte le fatture elettroniche a norma di legge appoggiandosi all’infrastruttura di Archivium srl, conservatore accreditato AGID.

Quando vengono conservati i documenti?

Le fatture elettroniche vengono conservate dopo 180 giorni dalla data della loro creazione. In questo modo si ha la possibilità di revisionare e modificare tali documenti per i primi 6 mesi di creazione. Una volta che le fatture vengono conservate, o sigillate, non possono più essere né modificate né cancellate.

Cosa succede ai documenti una volta conservati?

Per legge tali fatture elettroniche devono essere conservate/sigillate entro 360 giorni dalla creazione.

La Conservazione Digitale a Norma è una procedura informatica regolamentata dalla legge italiana che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico, equiparandolo all’originale cartaceo.


ATTENZIONE: Solo l’utente amministratore dello studio potrà attivare la conservazione! Vedi come gestire utenti.

Per dare il proprio consenso e ricevere una copia del contratto, basta seguire i semplici passi sottostanti.

1. Azione richiesta sulla Dashboard


 

Al prossimo accesso su AlfaDocs, apparirà un avviso in giallo in cima alla pagina. Leggi attentamente e clicca sul tasto Continua.

2. Controllare i dati del proprio studio


Assicurarsi che tutti i dati di ogni sezione siano corretti. Per eventuali modifiche, basta cliccare sulla matita che appare in alto a destra di ogni sezione della pagina.

In ordine, si devono compilare i campi delle seguenti due sezioni:

  • Dati dello studio: nome e indirizzo del proprio studio;
  • Dati del responsabile: nome, cognome, domicilio fiscale del responsabile, indirizzo email e codice fiscale;
  • NOTA BENE: nell’ultima sezione apparirà l’anteprima del contratto che potrai leggere interamente scrollando la pagina, ma senza dover compilare nessun campo.

3. Conferma di lettura e accettazione


Dopo aver controllato tutti i dati, in fondo alla pagina si trova il contratto che si sta per accettare. 

4. Nuova archiviazione attivata

Una volta letto e accettato, la pagina si aggiornerà con il messaggio in verde, confermando l’avvenuta attivazione. Per cercare la copia del contratto e salvarne una copia, segui il percorso sul menù a sinistra Impostazioni → Studio → Conservazione.

5. Scaricare copia del contratto

Una volta entrati nella sezione dedicata, apparirà la pagina dove si potrà scaricare il contratto e salvarlo sul proprio dispositivo. Basta cliccare su SCARICA CONTRATTO. Il file è in formato .zip, quindi deve essere a sua volta estratto per poterlo visionare interamente.

Si può stare tranquilli, perché AlfaDocs conserva le fatture per te in modo totalmente automatico!