Andando su Marketing ➞ Workflow ➞ "tasto +" potrete creare un workflow che mandi un messaggio automatico ai pazienti a seconda di determinati criteri. Leggi la guida: Cos'è un Workflow.
💡 Con il "Modulo Workflow" potete creare infiniti workflow, per comunicare in maniera automatica con i pazienti, per qualsiasi tipo di necessità: richiami, informazioni pre o post intervento, richiesta di recensioni, e tanto altro ancora.
Prima di addentrarci nel dettaglio su esempi specifici, vediamo le componenti dei nostri Workflow.
Vai su Marketing > Workflow > tasto + > scorri verso il basso e Aggiungi nuovo Workflow vuoto.
Per prima cosa ti verrà chiesto il nome. Scegli il nome e Salva
Per prima cosa stabilisci i criteri di iscrizione cliccando sul pulsante Criteri di iscrizione.
Puoi ora aggiungere tutti i criteri che ti servono:
Criterio di Re-iscrizione: con questo criterio puoi stabilire se un paziente, dopo essere già stato iscritto al workflow una prima volta, debba essere iscritto nuovamente nel caso in cui torni a soddisfarne i criteri. Se i criteri di iscrizione sono più d'uno, puoi stabilire per quali debba essere riscritto (possono essere tutti o solo alcuni).
Iscrivi i pazienti già esistenti: con questo criterio puoi stabilire se il workflow deve includere anche i pazienti già presenti su AlfaDocs al momento della sua attivazione. Se l'opzione non viene selezionata, i pazienti già esistenti non verranno considerati e i criteri del workflow verranno applicati solo ai pazienti inseriti successivamente alla sua attivazione.
Quando hai impostato tutto come ti serve salva.
Cliccando sul + puoi stabilire varie azioni:
Metti in pausa: se vuoi che il workflow non si attivi immediatamente, puoi impostare un intervallo di tempo, espresso in giorni, ore o minuti, prima dell'esecuzione delle azioni previste.
La pausa si applica a tutti i pazienti che entrano nel workflow, anche a quelli che ne soddisferanno i criteri in un secondo momento. Ad esempio, se imposti una pausa di un'ora, il paziente non riceverà la comunicazione nel momento esatto in cui soddisfa i criteri, ma un'ora dopo.
Invia email/Invia sms: qui puoi impostare direttamente il testo del messaggio che verrà inviato ai pazienti. Puoi usare solo l'email, solo gli sms o entrambi a seconda delle tue necessità. Gli sms usati nel workflow verranno scalati dal tuo monte sms
Aggiungi attività: questa azione non riguarda la comunicazione con il paziente, ma è utile per la gestione interna dello studio. Puoi, ad esempio, creare un'attività di richiamo: quando un paziente entra nel workflow, verrà automaticamente creata un'attività in Gestione > Attività, per ricordare all'operatore assegnato che il paziente è stato coinvolto nel workflow e consentirgli di effettuare il richiamo.
Spostandoti nelle Impostazioni del Workflow, puoi personalizzarne ulteriormente il funzionamento. Puoi scegliere se le comunicazioni devono essere inviate tutti i giorni oppure solo in determinati giorni della settimana e definire le fasce orarie in cui possono essere inviate. Puoi inoltre decidere se, quando un paziente entra nel workflow appena creato, deve essere disiscritto dagli altri workflow a cui è già iscritto e se deve essere rimosso automaticamente dal workflow nel momento in cui non soddisfa più i criteri impostati.
Torna adesso sulle Azioni per attivare il workflow
Cliccando sul pulsante di attivazione il workflow non verrà attivato subito, ma mostrerà un'anteprima che indica quanti sono i pazienti iscritti. Cliccando sull'occhio puoi anche vedere quali sono i pazienti iscritti.
A questo punto attiva definitivamente il workflow:
Le ultime due parti del workflow sono Performance e Storico:
Performance: in questa sezione puoi visualizzare il numero totale di iscrizioni al workflow, per avere una panoramica della sua attività.
Storico: qui puoi consultare l'elenco dei pazienti coinvolti nel workflow e verificare a quali pazienti sono state inviate le comunicazioni previste.